Il mondo sta evolvendo alla velocità della luce. Tutti i processi si stanno digitalizzando e le aziende sono alla ricerca di efficienza e semplificazione. Per le aziende del settore chimico e manifatturiero, la situazione si complica ulteriormente, perché la loro catena di fornitura è complessa e frammentata e la necessità di trasparenza di tutto il processo end-to-end dalla provenienza delle materie prime, ai tempi di consegna, alle condizioni della merce, richiede un grande sforzo. La situazione è particolarmente complessa anche a causa delle normative specifiche che si devono rispettare nell’industria chimica che riguardano ad esempio il trasporto, il trattamento, la conservazione, l’esportazione delle sostanze chimiche pericolose, così come tutta la normativa ESG e la legge sulla Due Diligence della catena di approvvigionamento (già in vigore in Germania e in corso di approvazione in Europa). In questo scenario, che cosa serve a un’azienda che sta intraprendendo la propria trasformazione digitale per controllo e visibilità delle spese su tutta la catena di fornitura? Una chiave di lettura è comprendere le sfide che tutti gli stakeholder interni devono affrontare durante l’intero processo di acquisto e pagamento.

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Ecco i possibili ostacoli in una tipica relazione acquirente-fornitore:

Acquirente

Processi tradizionali, spesso cartacei, che richiedono inserimento di dati manuali, con un conseguente dispendio di tempo

Processi di fatturazione e di pagamento poco trasparenti, che provocano inefficienze e ritardi nei pagamenti

La mancanza di trasparenza può causare difficoltà nel rapporto con i fornitori, impedendo approcci analitici strategici.

Fornitore

Rischio di mancato pagamento da parte dell’acquirente

Mancanza di visibilità sui tempi di incasso

Maggior rischio di frode a causa delle informazioni bancarie tenute in archivio

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•

Difficoltà nel rintracciare i dettagli del pagamento

2. Difficoltà che affrontano i diversi stakeholder aziendali

Quali compiti cercano di assolvere?

Quali problemi hanno?

Che cosa vorrebbero?

Che cosa direbbero?

•

Ordinare beni/servizi

•

Garantire consegne nei tempi

•

Rispetto dei budget

•

Il processo di emissione degli ordini è lento e richiede molta burocrazia

•

Avere un processo di conferma ordini semplice

•

Eliminare la necessità di fare pagamenti anticipati con la carta personale

“Vorrei concentrami nel fare il mio lavoro quotidiano, senza laboriose procedure amministrative manuali”

•

Acquistare beni e servizi ad un costo conveniente

•

Garantire consegne nei tempi

•

Registrare nuovi fornitori e gestire quelli esistenti facilmente

•

Ridurre i costi operativi

•

Troppo tempo speso nella gestione di fornitori non strategici

Manca una visione chiara degli acquisti fuori dal tradizionale processo di procurement aziendale

•

Difficoltà con fornitori che non supportano il processo tradizionale di pagamento

•

Ridurre il costo operativo di gestione di fornitori non strategici

“Vorrei il controllo, ma anche tempo per concentrarmi su fornitori strategici”.

•

Gestione dei pagamenti

•

Approvazione dei pagamenti

•

Riconciliazione dei pagamenti a fine mese

•

Gestione di molte fatture ricevute da fornitori non strategici

•

Processo di riconciliazione inefficiente

•

•

Maggiore efficienza nel processo di approvazione dei pagamenti

•

Facile e veloce riconciliazione dei pagamenti a fine mese

“Vorrei avere un modo efficiente per approvare i pagamenti”

•

Ottimizzare i flussi di cassa così da migliorare il capitale circolante

•

Fatture pagate rapidamente significa fuoriuscita di denaro immediata

•

Possibilità di ottenere sconti da parte del fornitore a fronte di pagamenti anticipati

•

Mantenere un equilibrio finanziario

•

Sostenere le necessità di incasso del fornitore

“Vorrei che i tempi di incasso fossero più veloci dei tempi di pagamento”

Dipendenti

Ufficio

acquisti

Contabilità/

Finanza

Tesoreria

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Smart payment.Better business

l mercato dei pagamenti ziendali in Europa

Se si guarda alla spesa con carte di credito in Europa, la quota dei pagamenti aziendali è in aumento.

I pagamenti B2B sono molto più complessi di quelli consumer, poiché richiedono molti più dati, per non parlare dei requisiti di conformità e degli importi delle transazioni che sono tipicamente molto più elevati.

E non è tutto. La maggior parte dei pagamenti aziendali viene ancora gestito con il sistema fattura/bonifico e tramite processi ed elaborazioni manuali.

Mentre, dunque, le carte di credito sono uno strumento consolidato già da diversi anni per gli acquisti T&E e nel mercato del business travel, la spesa B2B in Europa passa ancora tramite bonifico.

Esistono ampie aree di incremento per i pagamenti digitali: il continente ha l’infrastruttura tecnologica e l’offerta di soluzioni per fare il salto e diversificare i pagamenti anche nel mondo B2B.

Le aziende sono consapevoli che, più il loro business e i loro processi di acquisto si digitalizzano, più si devono digitalizzare anche le soluzioni di pagamento. Ma è consigliato implementare un sistema e un programma di pagamento centralizzato per gestire la crescente mole di dati e informazioni che scaturiscono dalla digitalizzazione.

In questo contesto i pagamenti tramite bonifico bancario spesso non sono adeguati,ed è per questo che i pagamenti con carte di credito virtuali, rispetto ai sistemi di pagamento tradizionali, sono più indicati per risolvere le sfide attuali dei reparti acquisti e dei fornitori.

Pagamenti aziendali con carte virtuali

Come indicato nel grafico sottostante, è prevista una crescita nell’utilizzo delle carte di credito virtuali per i prossimi anni.

Previsione dei tassi di crescita per carte commerciali nell’Europa Occidentale 2019–2024

CAGR (Tasso di Crescita Annuale Composito 2021–2024)

Per un settore industriale altamente specializzato e caratterizzato da una forte concorrenza nel mercato come quello dell’industria chimica e manifatturiera,la situazione è più complessa. L’industria chimica ha uno stretto legame con quasi tutti i settori industriali ed è per questo che è soggetta a rallentamenti della domanda e accusa in modo particolare l’instabilità della catena di fornitura.

La maggior parte delle aziende del settore chimico registra una crescita dei ricavi, dovuta principalmente a una crescita dei ricavi dovuta principalmente all'inflazione; contestualmente, si registra un aumento dei costi delle materie prime, dell'energia e della logistica e la diminuzione della domanda nella maggior parte dei settori industriali.

Cosa ostacola il progresso dell’industria durante l'attuale situazione economica?

• I fornitori si sentono liberi di scegliere le aziende per cui vogliono lavorare e le aziende si sentono minacciate da questo;

• I problemi logistici interessano sia l’approvvigionamento sia la consegna: sono a rischio le due opposte estremità della catena di fornitura;

• Le aziende stanno lentamente automatizzando i processi ma non dispongono dei dati necessari; quindi, automatizzano sistemi non ottimali.

Tutto questo rende difficile per aziende del settore chimico e manifatturiero tracciare in modo completo la loro catena di approvvigionamento. Una maggiore visibilità degli acquisti, grazie a soluzioni di pagamento digitali, può aiutare ad avere maggiore chiarezza e ad ottimizzare la catena di fornitura, agevolando in tal modo l’introduzione e il rispetto della normativa sulla Due Diligence della catena di approvvigionamento.

Fonte: Mercator Advisory Group, Commercial Credits Cards: Analisi dei mercati internazionali e Previsione 2019–2024, Giugno 2020, Autore: Steve Murphy

Forte tasso di crescita del 30%

In confronto, i pagamenti con le carte tradizionali stanno crescendo a un tasso molto più lento.

I dati del 2020 riflettono il probabile impatto del Covid-19.

Previsione per le carte virtuali

In un panorama così mutevole, diventa cruciale la capacità di avere piena trasparenza e vedere quando i pagamenti vengono effettuati e a chi. Senza una soluzione integrata il risultato per l’azienda può essere la perdita di visibilità su tutta una serie di acquisti e di spese che avvengono al di fuori dei canali di approvvigionamento tradizionali.

Con una singola piattaforma procure-to-pay si digitalizza tutto il processo in chiave end-to-end dagli ordini al pagamento, e si ottiene una visione completa e dati dettagliati a supporto dell’ottimizzazione di tutto il processo.

In queste piattaforme si possono collegare tutti i reparti coinvolti e in una sola videata si possono rintracciare ed effettuare tutti gli acquisti e i pagamenti.

La buona notizia è che le moderne piattaforme procurement possono offrire tutto questo e ancor meglio se integrate con una soluzione di pagamento virtuale.

*Fonte: 2B Payments: prendersi cura degli affari (paymentscardsandmobile.com).

Lo sapevate?

L’ 85% dei pagamenti aziendali contiene qualche elemento manuale.*

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Le carte di credito virtuali sono un metodo di pagamento flessibile ed efficiente, molto compatibile con i canali di approvvigionamento on-line ma non solo, costituendo spesso una soluzione di pagamento integrata nelle piattaforme procurement e di tesoreria, che permette quindi di avere maggiore visibilità su tutta la catena di fornitura.

Con la prospettiva dell’entrata in vigore della legge sulla Due Diligence della Supply Chain, che introduce necessità di monitoraggio e reportistica su più livelli di fornitori e subfornitori, diventa necessario adottare strumenti di pagamento che possano garantire trasparenza, visibilità e dati lungo tutta la catena di fornitura.

Quindi, che cosa sono le carte di credito virtuali? Perché si integrano perfettamente con una strategia procure-to-pay e sono lo strumento ideale per essere pronti ai cambiamenti che porterà l’approvazione della legge sulla Due Diligence della Supply Chain?

Una carta di credito virtuale è un numero di carta a 16 cifre, con un codice CVC, che viene generato specificamente per singoli acquisti e si appoggia ad un circuito di pagamento, come per esempio Mastercard®. Una delle caratteristiche principali delle carte virtuali è la loro estrema sicurezza, poiché il numero della carta di credito perde validità dopo essere stato utilizzato.

Caratteristiche delle carte di credito virtuali

Accettazione a livello globale

Le aziende possono utilizzare le carte di credito virtuali con tutti i fornitori che in generale accettano pagamenti con carta di credito (ad esempio Mastercard®).

Cosa sono le carte di credito virtuali?

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Maggior controllo e sicurezza

È possibile personalizzare ogni carta virtuale generata secondo parametri specifici come:

periodo di validità

tipologia di acquisto

Un estratto conto riassuntivo invece che tanti estratti conto singoli Tutte le transazioni eseguite utilizzando carte di credito virtuali in un certo intervallo di tempo sono solitamente raccolte dal fornitore delle carte in un singolo estratto conto di semplice comprensione e addebitate all‘azienda in un‘unica soluzione, al termine del ciclo di rendicontazione concordato.I fornitori invece ricevono il pagamento immediatamente.L‘azienda riceve dunque un unico estratto conto, invece di più estratti conto singoli, e può appoggiarsi a un unico fornitore, quello della carta virtuale.

Per quali acquisti utilizzare le carte virtuali?

Le carte virtuali possono essere utilizzate sia per pagamenti occasionali che ricorrenti. Spesso le carte virtuali possono essere integrate anche nelle piattaforme procurement più utilizzate, rendendo possibile generare automaticamente un nuovo numero di carta ogni volta che è necessario eseguire un acquisto.

Al momento del pagamento, è possibile generare un numero di carta che verrà utilizzato solo per quell’acquisto. Le carte possono essere personalizzate definendo restrizioni specifiche per l’utilizzo come il periodo, un numero limitato di transazioni e la valuta. Questo è ciò che le rende così sicure.

Anche nel caso in cui si vogliano utilizzare le carte virtuali per pagamenti ricorrenti, è possibile generare un solo numero di carta e utilizzarlo per pagamenti multipli con lo stesso fornitore, per esempio per il pagamento di una bolletta telefonica mensile. Per ogni numero di carta di credito si può impostare il numero massimo di transazioni, la data di scadenza, un plafond e la valuta. Ciò rende possibile automatizzare pagamenti ricorrenti.

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I benefici delle carte virtuali per gli acquisti aziendali nel processo procure-to-pay

Per una migliore comprensione di come le carte virtuali possano essere integrate nel processo procure-to-pay, diamo un’occhiata a quali sono i benefici per gli acquirenti e per i fornitori quando si sostituiscono i tradizionali pagamenti con Bonifico utilizzando le carte di credito virtuali.

Considerando la forza delle carte di credito virtuali come opzione di pagamento digitale in uno scenario che si sta spostando verso i pagamenti online, il loro utilizzo come strumento di gestione delle spese aziendali sta crescendo. Vi è però un’altra cosa che vale la pena prendere in considerazione: la loro integrazione nelle piattaforme procurement e di tesoreria.

Difficoltà con i bonifici bancari

Benefici delle carte virtuali

Gestione/ amministrazione

•

Necessità di gestire e mettere in sicurezza le informazioni del pagamento al fornitore

•

Possibili errori di inserimento

•

Le istruzioni di pagamento aggiornate sono inviate dal venditore mediante una rete sicura

•

Minori errori /discussioni per via del trasferimento automatico del pagamento

Ciclo di pagamento

•

Pagamento immediato o anticipato

•

L’addebito del costo per l’acquirente è successivo al momento del pagamento

•

Crea visibilità sui flussi di cassa e allunga i termini di pagamento

Controllo e sicurezza

•

Flessibilità limitata nelle opzioni di pagamento

•

Necessità di avere procura al pagamento

•

Rischio di frode sui dettagli bancari

•

Scambio sicuro delle informazioni sui pagamenti

•

Possibilità di delega al pagamento, nel rispetto delle policy aziendali ed entro i parametri definiti

Dati e reporting

•

Dati limitati che rendono difficile la riconciliazione e il reporting

•

Migliore riconciliazione e dati arricchiti per migliori negoziazioni

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’integrazione delle carte irtuali nelle piattaformerocurement e di tesoreria

L’utilizzo delle carte virtuali integrate nelle piattaforme procurement e di tesoreria aziendali consente di avere un processo di pagamento semplice e fluido,che supera gli ostacoli della Autenticazione a 2 Fattori: non appena create un ordine o approvate una fattura e cliccate per pagare, si genera automaticamente e immediatamente in background una carta di credito virtuale dell’importo necessario, e il fornitore viene così pagato puntualmente nei tempi concordati.

L’acquirente riceve un estratto conto complessivo a fine ciclo di rendicontazione e lo salda

L’acquirente esegue l’acquisto all’interno della piattaforma procurement/di tesoreria

L’acquirente richiede la generazione di una carta virtuale

Il numero di carta virtuale è trasferito per il pagamento

L’esercente riceve l’ordine di acquisto compresa la carta virtuale per il pagamento

Fornitore delle carte di credito virtuali

L’esercente fornisce il servizio

L’esercente addebita a carta di credito virtuale e viene pagato dal fornitore di carte di credito virtuali tramite circuito Mastercard

Cliente aziendale o acquirente

Esercente

Piattaforma procurement o di tesoreria

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Dipendente

Ufficio acquisti

Contabilità / Finanza

Tesoreria

Pagamento e consegna rapidi di prodotti e servizi urgenti

Pagamento centralizzato e controllo semplice, sicuro e rapido degli acquisti ad hoc

Nessuna perdita di tempo per elaborare le singole fatture

Miglioramento del flusso di cassa grazie a migliori tempi di pagamento

È l’azienda a stabilire chi può generare i numeri di carta

Possibili sconti in virtù del pagamento più veloce

Facile integrazione all’interno dei sistemi esistenti di amministrazione e finanza

L’integrazione del sistema di generazione di carte nelle piattaforme procurement accelera i processi di ordini e pagamento

Informazioni dettagliate semplificano l’attribuzione delle spese

Sono pagati solo gli acquisti approvati

I report dettagliati fungono da supporto nei processi decisionali

vantaggi delle carte virtuali per fornitori

L‘utilizzo di carte virtuali per eseguire pagamenti ha dei vantaggi per l‘acquirente, ma non è tutto. Anche i fornitori possono infatti trarre vantaggio da questo metodo di pagamento, anche se si applica loro una merchant fee, come per qualsiasi altro pagamento con carta.

Con le carte di credito virtuali, le aziende non solo possono aumentare il loro Days Payable Outstanding (DPO), ma riducono allo stesso tempo anche il Days Sales Outstanding (DSO) per i loro fornitori.

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Con carta di credito virtuale

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Ordine

Ordine

Ricezione prodotto/servizio

Ricezione prodotto/servizio

Ricezione fattura

Ricezione fattura

L’acquirente esegue il pagamento

Il pagamento viene addebitato all’acquirente

Il fornitore riceve il pagamento

L’acquirente esegue il pagamento

Il fornitore riceve in pagamento

Tempo di incasso inferiore per il fornitore

= DSO inferiore

Maggiore dilazione di pagamento per il fornitore

= DPO Superiore

giorno 0

Con bonifico

bancario

giorno 30

giorno 60

giorno 62

giorno 90

giorno 32

• DSO inferiore, poiché il pagamento viene di norma ricevuto entro due-tre giorni

• Dati più precisi, che semplificano e accelerano il processo di riconciliazione

• Controllo e trasparenza maggiori

• Risparmio di tempo e denaro: è richiesto un numero di risorse inferiore per tenere traccia dello stato dei pagamenti. Non sono più necessari solleciti di pagamento

• L‘accettazione dei pagamenti con carta può aiutare i fornitori ad acquisire nuovi clienti, in quanto il pagamento con carta è un’opzione interessante per molte aziende

Bonifico bancario vs. carta di credito virtuale a colpo d’occhio

Bonifico bancario

Carta di Credito Virtuale

Flussi di cassa

I pagamenti devono essere effettuati in tempi definiti. Gli acquirenti spesso tendono ad effettuarli all’ultimo minuto

Ricezione più rapida dei pagamenti, tipicamente entro due/tre giorni

Costi

Per incentivare pagamenti veloci i fornitori spesso devono concedere scontistiche

I fornitori non devono concedere nessuna scontistica al fine di essere pagati in tempi più celeri

Relazione con acquirenti/clienti

Potenziali contestazioni se i pagamenti non riescono ad essere associati correttamente per via di informazioni incomplete o mancanti.

Dati accurati consentono una chiara assegnazione da parte dei fornitori dei pagamenti in ingresso; minor potenziale per contestazioni

Acquisizione di clienti

I fornitori che non accettano le carte possono essere poco attraenti per alcuni acquirenti

Accettare le carte può aiutare ad acquisire nuovi clienti

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Ma quindi può essere comunque conveniente per il fornitore accettare un pagamento tramite carta di credito, nonostante la merchant fee che deve pagare? Sembrerebbe proprio di sì, in base a diversi fattori. La merchant fee, che si attesta in media attorno al 2%, è presto compensata dalla velocità di incasso e dalla sicurezza della transazione.

I pagamenti con carta eliminano il rischio di insolvenza, in quanto tale rischio si trasferisce al fornitore della carta virtuale. Questo significa che il venditore risparmia circa il 2%, ovvero la percentuale media di perdite dovute a mancato incasso.

I fornitori ricevono il pagamento molto più velocemente attraverso le carte di credito virtuali, ovvero entro due-tre giorni, rispetto al pagamento tramite bonifico, che in Europa presenta un DSO medio di 47 giorni. Per ricevere un pagamento immediato tramite il bonifico, il venditore dovrebbe concedere uno sconto, che si attesta in media, a livello europeo, tra i 5 e l‘ 8%.

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Perciò, tutto ciò di cui si parla in questo eBook a proposito di ottenere un processo procure-to-pay ottimizzato può sembrare buono sulla carta. In pratica, però?

Vediamo che cosa hanno da dire le aziende.

L’utilizzo delle carte di credito virtuali nelle aziende

Perché la sua società ha introdotto le carte di credito virtuali?

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Pagamento sicuro, nessuna frode, nessuna necessità di rivelare i dati della carta personale sul web

Pagamento e conferma rapidi/immediati

Un processo di pagamento facile/intuitivo, non è necessaria nessuna spiegazione per gli utilizzatori

​

Semplificazione e ottimizzazione dei pagamenti, evitando processi di riconciliazione complessi o pagamenti in contanti

​

Impostazione rapida e facile che consente flessibilità di pagamento per tutti i dipendenti/tutte le piccole spese

Panoramica, trasparenza e tracciabilità/controllo delle piccole spese, attribuzione dei costi

​

Una soluzione per i pagamenti online o pagamenti con altre carte, pagamenti internazionali

​

Fonte: Pagamenti Business to Business (B2B) : Prendersi cura delle attività (paymentscardsandmobile.com)

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Tramite l’adozione di una piattaforma procurement e di tesoreria integrata con le carte di credito virtuali e l’adozione di una solida strategia procure-to-pay, è possibile ottenere significativi miglioramenti sia finanziari che operativi.

– Albert Einstein

Le AirPlus Virtual Cards sono integrate con le principali piattaforme procurement e di tesoreria, tra cui:

​

Se agisci come hai sempre fatto, otterrai i risultati che hai sempre avuto.

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IT, 11.24, AP

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